Verfahrensdokumentation nach GoBD: Pflicht, Inhalt, Vorlage
Wer ist betroffen?
Grundsätzlich jedes Unternehmen mit digital gestützter Buchführung — vom Einzelunternehmen bis zur GmbH. Auch wer nur Rechnungen am PC schreibt oder Belege scannt, ist betroffen.
Was passiert ohne?
Fehlt die Verfahrensdokumentation, kann der Betriebsprüfer die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung anzweifeln. Das kann zu Hinzuschätzungen und im Ergebnis zu Steuernachzahlungen führen.
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) verlangen, dass nachvollziehbar dokumentiert ist, wie steuerrelevante Daten entstehen, verarbeitet und aufbewahrt werden. Diese Beschreibung ist die Verfahrensdokumentation.
Sie besteht typischerweise aus vier Teilen: einer allgemeinen Beschreibung, der Anwenderdokumentation (dem Belegfluss), der technischen Systemdokumentation und der Betriebsdokumentation — ergänzt um ein internes Kontrollsystem und eine Änderungshistorie.
Wichtig ist nicht Umfang, sondern Nachvollziehbarkeit: Ein Kleinstbetrieb darf sich kurz fassen, solange klar wird, wie Belege erfasst, gebucht und revisionssicher aufbewahrt werden.
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